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          海南師范大學國際學術會議管理辦法
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          2017-03-07 10:48:00
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          海南師范大學國際學術會議管理辦法

          (海師辦〔2014〕33號文印發)

           

          第一章  總則

          第一條  隨著學校的發展和國際化進程的不斷深入,我校各學院及科研機構的對外教育合作與學術交流活動日漸頻繁。為規范舉辦國際學術會議申報程序,提高會議的質量及效益,根據上級有關部門文件精神,特制定本辦法。

          第二條  學校鼓勵有條件和能力的學院、科研機構舉辦國際學術會議,以提高我??茖W研究水平,促進學科建設,擴大我校在國際上的影響。

          第三條  未經批準,任何部門和單位都不得擅自籌備或對外承諾舉辦國際學術會議,不得向與會代表發出邀請。對外方提議協辦或聯合主辦的國際學術會議,如背景可疑,并帶有對我不利的政治意圖的,應予以拒絕。

          第二章  會議申報

          第四條  外事僑務處負責我校國際學術會議的申報及管理工作。

          第五條   申辦單位應在相關領域取得了一定的學術成果,在國內外有一定的影響,并有能力國際學術會議。

          第六條  申辦單位應至少提前3個月申報,重要經學院、直屬科研機構負責人簽字蓋章后連同境外與會人員名單(國籍、單位、職務或職稱及其護照復印件)和舉辦會議報告(包括會議目的、內容、意義、規模、時間、地點及日程安排)報外事僑務處。不得以個人名義申報國際學術會議。申報要求及所需材料詳見外事僑務處網頁“國際會議申報”。

          第七條  經學校相關職能部門研究并報學校批準后,由外事僑務處負責行文報上級主管部門審批。

          第八條  舉辦國際學術會議,一般不邀請非建交國家的代表參加;如果有代表主動要求參加,應予以婉拒。如確有與會的必要,申辦單位應及時將該與會代表的簡歷等背景材料報外事僑務處,外事僑務處再按規定逐級向上申報。

          第九條  如邀請臺灣代表參會,申辦單位應提前將代表的簡歷等背景材料報港澳臺辦,由港澳臺辦按規定報省臺灣事務辦公室備案。臺灣代表的論文或發言稿件要認真檢查。拒絕臺獨言論,反對一中一臺。

          第十條  對涉及重大敏感問題的國際學術會議及擬邀請非建交國家人士,國際知名人士,有特殊背景的人員等代表參加的國際會議,主辦單位要從政治上權衡利弊,并嚴格按報批程序申報。

          第三章  會議籌備

          第十一條  主辦單位收到會議批復后,由會議秘書處負責向出席會議的境外代表發正式邀請函。需海南省人民政府邀請確認函申請簽證者,由外事僑務處辦理相關手續。

          第十二條  主辦單位應及早召集會議籌備人員,認真、仔細地做好會前各項準備工作,確保達到預期效果。

          第十三條  主辦單位負責落實經費來源、會場及會議所需設施等,確保會議順利召開。

          第四章  會務及注意事項

          第十四條  主辦單位要組織力量對與會代表送交的論文進行認真審查,對有政治性錯誤內容的論文,應及時要求改正或取消論文在會議上發表。

          第十五條  主辦單位應遵守外事紀律,堅持內外有別原則,嚴格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜應及時與外事僑務處聯絡,不得隨意對外表態。

          第十六條  若會議級別較高,擬邀請國內、外重要人士參會,主辦單位應提前三個月將人員名單及背景材料報外事僑務處,由外事僑務處協調安排接待及校領導會見等事宜。

          第十七條  若請學校領導參加開幕式并講話,主辦單位應于會議召開前兩周將會議詳細日程及講話稿報外事僑務處,由外事僑務處負責統一安排。

          第十八條  主辦單位應對與會代表的接送、食宿、交通等會務工作做出周密安排,確保與會代表安全。

          第十九條  主辦單位應注意收集、保存與會議有關的文字材料、重要照片、錄音錄像、論文集等,會議結束后連同會議總結在會議結束后30天內報外事處匯總后,由外事處報省外辦備案,由學校檔案館存檔。

          第二十條  舉辦國際會議應厲行節約,嚴格按照有關規定,限定經費開支范圍和開支標準,不得以贏利為目的。

          第二十一條  凡由我校舉辦的國際學術會議都應以“海南師范大學”冠名。

          第五章  附則

          第二十二條  本辦法同樣適用于雙邊及兩岸的學術會議。

           本辦法由學校外事僑務處暨港澳臺事務辦公室負責解釋,自印發之日起實施。

           


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